Nowe uprawnienia PIP od 8 lipca 2026 r.: kontrole zdalne, decyzja o etacie i kary do 90 tys. zł – co sprawdzić w dokumentacji BHP

15 września 2026 r. · Aktualności ODEKA, Bydgoszcz

Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje największa od lat reforma Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473) dała inspektorom trzy nowe narzędzia: kontrolę na odległość, decyzję administracyjną o istnieniu stosunku pracy oraz wyraźnie wyższe grzywny. Dla działów kadr i służby BHP oznacza to, że porządek w dokumentacji – szkoleniach, badaniach, ocenie ryzyka – można będzie sprawdzić bez wizyty w zakładzie.

Kontrola zdalna – co może zażądać inspektor

Inspektor pracy może przeprowadzić na odległość całą kontrolę albo jej wybrane elementy. W praktyce oznacza to prawo żądania transmisji online z zakładu, okazania dokumentów w wersji elektronicznej, udostępnienia akt osobowych w formie cyfrowej i składania wyjaśnień zdalnie. Dokumentacja BHP, o którą inspektorzy pytają najczęściej, to: karty szkoleń wstępnych (instruktaż ogólny i stanowiskowy), zaświadczenia ze szkoleń okresowych, orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych, ocena ryzyka zawodowego, rejestr wypadków oraz zaświadczenia kwalifikacyjne operatorów (UDT, WIT, świadectwa kwalifikacyjne G1–G3). Jeżeli dziś są to segregatory w archiwum, warto je zdigitalizować.

Decyzja o istnieniu stosunku pracy

Najgłośniejsza zmiana: okręgowy inspektor pracy może w drodze decyzji administracyjnej stwierdzić, że umowa cywilnoprawna (zlecenie, B2B) spełnia przesłanki stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy – bez kierowania sprawy do sądu. Ustawa przewiduje okres przejściowy: do 8 lipca 2027 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie zastąpić takie umowy umowami o pracę i uniknąć konsekwencji. Dla BHP ma to znaczenie praktyczne – osoba uznana za pracownika musi mieć komplet szkoleń BHP i badań lekarskich, a operator sprzętu odpowiednie uprawnienia.

Kary i wymiana danych

Maksymalna grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wzrosła do 60 000 zł, a wobec pracodawców zalegających z alimentami – do 90 000 zł. PIP zyskała też dostęp do danych ZUS i może przekazywać ustalenia z kontroli innym instytucjom, co ułatwia typowanie firm do kontroli. Prezydent skierował ustawę do następczej kontroli Trybunału Konstytucyjnego, ale nie wstrzymuje to jej obowiązywania.

Lista kontrolna dla pracodawcy

1. Sprawdź, czy każdy pracownik ma aktualne szkolenie okresowe BHP (robotnicze – co 3 lata, przy pracach szczególnie niebezpiecznych co rok; administracyjno-biurowe – co 6 lat; kierujący pracownikami i inżynieryjno-techniczne – co 5 lat).
2. Zweryfikuj ważność badań lekarskich i uprawnień operatorów (zaświadczenia UDT mają terminy 5 lub 10 lat – wniosek o przedłużenie składa się nie później niż 3 miesiące przed upływem ważności).
3. Zaktualizuj ocenę ryzyka zawodowego i instrukcje stanowiskowe, zwłaszcza po zmianach sprzętu lub organizacji pracy.
4. Przygotuj dokumenty w formie elektronicznej, żeby przy kontroli zdalnej dało się je udostępnić od ręki.
5. Przejrzyj umowy cywilnoprawne pod kątem art. 22 KP – do 8 lipca 2027 r. można je uporządkować bez sankcji.

W ODEKA prowadzimy szkolenia BHP dla wszystkich grup stanowisk, a także kursy dające uprawnienia operatorskie i energetyczne, o które inspektorzy pytają przy kontroli. Jeśli chcesz sprawdzić, czy dokumentacja szkoleniowa Twojej firmy jest kompletna – skontaktuj się z nami.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. 2026 poz. 473 (ISAP)
• Zielona Linia (gov.pl) – Nowelizacja ustawy o PIP od 8 lipca 2026 r.: najważniejsze zmiany dla pracodawców
• Główna Biblioteka Pracy i Zabezpieczenia Społecznego – Nowe uprawnienia PIP od 8 lipca 2026 r.

Stan prawny sprawdzony 15 września 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.