Papierowe orzeczenia lekarskie tylko do 17 października 2026 r. – co muszą zrobić kadry i BHP

28 września 2026 r. · Aktualności ODEKA, Bydgoszcz

Za niecałe trzy tygodnie kończy się okres przejściowy dla papierowych orzeczeń lekarskich z badań pracowniczych. Od 17 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe zasady badań profilaktycznych, a orzeczenia wystawia się przede wszystkim w formie elektronicznej. Wydawanie orzeczeń na starych, papierowych wzorach jest dopuszczalne tylko do 17 października 2026 r. Działy kadr i służba BHP powinny już teraz sprawdzić, jak odbierają dokumenty od lekarza medycyny pracy.

Co się zmienia

Podstawą zmian jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające przepisy o badaniach lekarskich pracowników (Dz.U. 2026 poz. 456), które weszło w życie 17 kwietnia 2026 r. Najważniejsze nowości:

• Orzeczenie elektroniczne – lekarz wystawia je w systemie informatycznym ochrony zdrowia. Pracownik widzi je na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP), a pracodawca otrzymuje dokument w formie elektronicznej.
• Osobne wzory dla badań wstępnych, okresowych i kontrolnych zamiast jednego wspólnego formularza.
• Bez pieczątek – orzeczenie elektroniczne nie wymaga pieczęci ani odręcznego podpisu.
• Zalecenia indywidualne tylko dla pracownika – informacje o zaleceniach lekarskich trafiają do pracownika przez IKP. Papierowe zalecenia można było wydawać do 17 lipca 2026 r.
• Wydruk na życzenie – pracownik może poprosić o wydruk orzeczenia podpisany przez lekarza.

Forma papierowa nie znika całkowicie. Jest dopuszczalna, gdy lekarz nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego, np. z powodu awarii.

Od kiedy i kogo dotyczy

Zmiany dotyczą wszystkich pracodawców kierujących pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz wszystkich jednostek medycyny pracy. Harmonogram wygląda następująco:

• 17 kwietnia 2026 r. – wejście w życie nowych przepisów i wzorów orzeczeń.
• 17 lipca 2026 r. – koniec możliwości wydawania papierowych zaleceń.
• 17 października 2026 r. – koniec okresu, w którym lekarze mogą stosować dotychczasowe, papierowe wzory orzeczeń.

Orzeczenia wydane wcześniej na starych wzorach zachowują ważność do upływu terminu wskazanego przez lekarza. Nie trzeba kierować pracowników na nowe badania tylko z powodu zmiany formularzy.

Co to oznacza w praktyce

Dla kadr i służby BHP to przede wszystkim zmiana obiegu dokumentów. Orzeczenie nadal musi trafić do akt osobowych, a pracodawca nadal nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań. Zmienia się sposób, w jaki dokument dociera do firmy.

Pracodawca dowiaduje się z orzeczenia tylko tego, czy pracownik jest zdolny do pracy na danym stanowisku, czy nie, oraz o ewentualnych przeciwwskazaniach. Nie dostaje danych medycznych ani zaleceń lekarza. Sposób i termin przekazania orzeczenia do firmy określa umowa pracodawcy z jednostką medycyny pracy. Jeśli macie umowę zawartą kilka lat temu, prawdopodobnie nie przewiduje ona formy elektronicznej i trzeba ją zaktualizować.

1. Przejrzyj umowę z jednostką medycyny pracy – ustal, w jaki sposób i w jakim terminie przekazuje orzeczenia elektroniczne oraz kto w firmie je odbiera.
2. Zaktualizuj skierowania na badania – opis stanowiska i czynników szkodliwych nadal jest podstawą oceny lekarza. Rzetelna ocena ryzyka zawodowego ma tu kluczowe znaczenie.
3. Przygotuj zasady przechowywania dokumentów elektronicznych w e-aktach osobowych.
4. Poinformuj pracowników, że orzeczenie i ewentualne zalecenia zobaczą na IKP, a wydruk mogą otrzymać na prośbę.
5. Pilnuj terminów badań okresowych – kontrola PIP od lipca 2026 r. może odbywać się zdalnie, a dokumentację trzeba wtedy udostępnić elektronicznie.

Zwróć uwagę na operatorów urządzeń i maszyn. Kursy na wózki widłowe, podesty ruchome, maszyny budowlane czy prace na wysokości wymagają aktualnego orzeczenia lekarskiego. Bez niego pracownik nie może pracować na stanowisku, nawet jeśli ma ważne uprawnienia UDT lub WIT.

W ODEKA prowadzimy szkolenia BHP w Bydgoszczy dla wszystkich grup stanowisk. Szkolenia okresowe dla części grup są dostępne także w pełni online na platformie szkolenia.odeka.pl.

Źródła

• OIP Katowice – Nowe zasady badań lekarskich pracowników od 17 kwietnia 2026 r.
• WSSE Białystok – Medycyna pracy od 17 kwietnia 2026 roku. Co wprowadziła zmiana rozporządzenia

Stan prawny sprawdzony 28 września 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.